Standard reicht nicht: Wann sich eine eigene Software wirklich lohnt.

Wenn ein KMU bei uns mit der Frage „sollten wir das nicht eher selbst entwickeln lassen?" anklopft, lautet unsere erste, ehrliche Antwort fast immer: wahrscheinlich nicht. Standard-Software ist günstiger, schneller einsatzbereit und meistens gut genug. Aber „meistens" ist nicht „immer" — und es gibt Situationen, in denen Standard mehr kostet als eine Eigenentwicklung.

Was folgt, ist eine Entscheidungshilfe. Mit drei Case-Studies — aus typischen Beratungssituationen abgeleitet, keine spezifischen Kundenprojekte. Die Zahlen sind realistische Grössenordnungen für vergleichbare Konstellationen, und in jedem dieser Szenarien amortisiert sich die Eigenentwicklung nicht nach drei Jahren, sondern nach acht bis zwölf Monaten.

Es gibt fünf relativ klare Signale. Wenn drei davon zutreffen, lohnt sich das ernsthafte Rechnen:

1. Mehrere Tools werden täglich manuell verbunden. Excel-Export aus A, Anreichern in B, Upload in C. Das nennt sich Toolfriedhof und kostet im Monat schnell 20+ Stunden, die niemand sauber abrechnet.
2. Wichtige Prozesse leben in Excel oder Outlook-Regeln. Sobald eine Person krank wird, wackelt der Betrieb. Eigenentwicklung heisst hier nicht „alles ersetzen", sondern „die kritischen 20 % so abbilden, dass sie ausfallsicher sind".
3. Lizenzen zahlt ihr für Ballast, Workarounds baut ihr für Fehlendes. Standard-Tools haben Funktionen, die ihr nicht braucht — und es fehlen Funktionen, die ihr braucht. Beides ist teuer.
4. Datenexport ist nicht trivial. Wenn ihr eure eigenen Daten nur über Support-Tickets bekommt, habt ihr ein strategisches Problem — unabhängig davon, ob ihr selbst entwickelt oder nicht.
5. Die Software diktiert den Prozess statt umgekehrt. Wenn euer Vorgehen sich nach dem Tool richtet, weil das Tool es so will, geht etwas Wertvolles verloren: die Differenzierung gegenüber dem Wettbewerb.

Diese drei Szenarien sind keine spezifischen Mandate. Sie sind aus typischen Beratungssituationen abgeleitet, durchgerechnet mit realistischen Grössenordnungen. Wer in einer ähnlichen Konstellation sitzt, sollte sich darin wiederfinden — die Zahlen aber im eigenen Kontext nachrechnen.

Case-Study 1 — Ein Bauunternehmen, ~30 Mitarbeitende

Die Kalkulation lebt seit Jahren in einer gewachsenen Excel-Datei mit zehn-plus Tabellen-Tabs, ein paar verschachtelten Makros und einer Liste von rund 280 Material-Positionen. Jede Person, die Offerten erstellt, hat ihre eigene Variante davon.

In der Bestandsaufnahme würden wir typischerweise messen: ~1.5 Stunden pro Offerte, ~80 Offerten im Monat → ~120 Stunden monatlich. Davon sind rund 60 % Re-Tippen und Korrigieren, nicht Kalkulieren.

Eine plausible Lösung: ein internes Tool mit zentralem Positions-Katalog, Vorlagen und PDF-Export. Realistische Entwicklungskosten ~ CHF 35’000–45’000, erwartbare Ersparnis ab Monat vier rund 60 Stunden monatlich. Amortisation in dieser Grössenordnung: acht bis zehn Monate.

Case-Study 2 — Ein Treuhandbüro, ~6 Personen

Ein Standard-Mandatsverwaltungs-Tool im typischen Preisrahmen — Lizenzkosten in einer Grössenordnung von ~ CHF 1’500–1’800 monatlich inkl. Zusatzmodule. Es deckt 70 % der Anforderungen ab. Die restlichen 30 % leben in Notion, einer Excel-Liste und einem internen SharePoint.

Eine schlanke Eigenlösung — zentrale Mandantenakte, Aufgaben-Tracking, Fristenüberwachung — bewegt sich in der Grössenordnung ~ CHF 60’000–70’000. Über fünf Jahre eingespart: rund CHF 95’000 an Lizenzkosten, dazu der nicht-monetäre Wert der gewonnenen Zeit fürs Kontextwechseln zwischen Systemen.

Interessant an dieser Case-Study: das alte Standard-Tool muss nicht weichen. Häufig reicht es, nur die Zusatzmodule zu kündigen. Eigenentwicklung heisst nicht zwangsläufig „Komplett-Ersatz".

Case-Study 3 — Ein Industriezulieferer

ERP-Erweiterung. Das Standard-ERP kann alles ausser dem einen Spezial-Workflow, der das Unternehmen vom Wettbewerb unterscheidet — etwa kundenspezifische Stücklisten mit Variantenkonfiguration. Der ERP-Anbieter offeriert eine Anpassung in der Grössenordnung von ~ CHF 150’000–200’000 und 12–18 Monate Wartezeit.

Eine plausible Alternative: den Workflow als Satelliten-App neben das ERP bauen, mit sauberer API-Anbindung. Realistischer Rahmen: drei bis fünf Monate, ~ CHF 80’000–100’000.

Die Pointe in solchen Konstellationen: nicht, dass die Eigenentwicklung „besser" wäre als das ERP-Add-on — sondern dass sie überhaupt machbar ist und ein Jahr früher Wirkung zeigt.

Damit kein falsches Bild entsteht — hier ist, was wir aktiv empfehlen, in Standard-Software zu lassen:

• Buchhaltung. Bexio, Abacus, Sage, je nach Grösse. Compliance darf nicht euer Hobby werden.
• CRM-Grundfunktionen. HubSpot oder Pipedrive sind günstiger als jeder Eigenbau. Ein dünner eigener Layer obendrauf ist OK, wenn ihr ihn wirklich braucht.
• E-Mail, Office, Cloud-Storage. Microsoft 365 oder Google Workspace. Punkt.
• HR und Lohnabrechnung. Hier zahlt ihr für Compliance, nicht für Code.

Wenn wir gemeinsam mit einem Kunden vor der Frage stehen, gehen wir folgende fünf Punkte durch:

1. Ist der Prozess differenzierend (= Wettbewerbsvorteil) oder generisch (= überall ähnlich)?
2. Wie viele Personen und Stunden hängen am Prozess?
3. Wie hoch sind die jährlichen Lizenzkosten der besten Standard-Alternative über fünf Jahre?
4. Was ist die Total Cost of Ownership einer Eigenentwicklung über fünf Jahre (Bau + Wartung + Anpassungen)?
5. Wie zuverlässig sind die Daten heute zu exportieren?

Faustregel: Wenn (1) differenzierend ist UND (3) über fünf Jahre grösser ist als (4), bauen wir.

Drei Grössenordnungen, sehr grob, für die Sortierung — keine Festpreise, sondern Richtwerte, die wir am Markt für vergleichbare Vorhaben sehen:

• Kleine Insellösung. 1 Modul, 1–2 User-Rollen, Standard-Auth, eine Datenbank. CHF 25’000–45’000, 4–8 Wochen Bauzeit.
• Mittlere Geschäftsanwendung. 3–5 Module, mehrere Rollen, Integration mit 2–3 externen Systemen. CHF 60’000–120’000, 3–6 Monate.
• Grosse interne Plattform. Kritische Geschäftsprozesse, viele Rollen, Reporting, mehrere Integrationen. ab CHF 150’000, 6–12+ Monate.

Wartung läuft realistisch bei 15–25 % der Initialkosten pro Jahr — und das ist ohne neue Features, nur für „lauffähig halten".

Die ehrlichste Empfehlung: bevor ein Angebot eingeholt wird, lohnt sich ein gemeinsamer halber Tag, in dem die Frage „Standard oder Eigenentwicklung" sauber durchgerechnet wird. Manchmal ist das Resultat „nein, bleibt bei eurem Standard-Tool und ändert nur das Setup". Manchmal „ja, baut, aber kleiner als ihr denkt".

Dieser halbe Tag spart in unserer Erfahrung mindestens 80 % der Fehlentscheidungen — und kostet weniger als die erste Monatslizenz des falschen Tools. Schreib uns kurz, wenn du das gemeinsam prüfen willst.